1.ระบบสารสนเทศ (INFORMATION SYSTEM)
หมายถึง ระบบที่สามารถจัดการข้อมูลตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล รวมถึงการดูแลรักษาข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันต่อความต้องการของผู้ใช้
และผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1.1 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศที่สำคัญมี 5 องค์ประกอบ ดังนี้
1) ฮาร์ดแวร์ (hardware)
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3 หน่วย คือ
✚ หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
✚ หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
✚ หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
2) ซอฟต์แวร์ (software)
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้
1.ซอฟต์แวร์ระบบ (system software) ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ เช่น รับข้อมูลจากแป้นพิมพ์ ประมวลผลข้อมูล แสดงผลทางจอภาพ เป็นต้น ซึ่งซอฟต์แวร์ระบบแบ่งออกเป็นระบบปฏิบัติการ โปรแกรมแปลภาษาและโปรแกรมอรรถประโยชน์
2.ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (application software) เป็นโปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ ซอฟต์แวร์ตารางงาน ซอฟต์แวร์ด้านกราฟิก เป็นต้น
3) ข้อมูล (data)
ข้อมูลเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ
4) บุคลากร (people)
บุคลากร คือผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศตั้งแต่การพัฒนาระบบจนกระทั่งการใช้งานและการบำรุงรักษา ซึ่งบุคลากรเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในระบบสารสนเทศ ต้องมีความรู้ความสามรถในการใช้ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้อง เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ
5) ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (procedure)
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน
1.2 ชนิดของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศแบ่งออกเป็น 5 ชนิด คือ
1) ระบบการประมวลผลรายการ (Transaction processing systems :TPS)
การดำเนินงานขององค์กรหนึ่ง ๆ นั้น จะประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ มากมาย ในการปฏิบัติงานแต่ละกิจกรรมนั้น พบว่าต้องใช้ TPS เป็นพื้นฐานเสมอ ซึ่ง TPS เหล่านี้ได้มาจากข้อมูลที่ถูกส่งจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง การประมวลผลแบบนี้ อาจจะถือได้ว่าเป็นกิจกรรมหลักขององค์กรในแต่ละวัน โดยเริ่มจากการเก็บรวบรวมข้อมูล ทำการวิเคราะห์อย่างมีระบบตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ รวมกับข้อคิดบางอย่างเป็นข่าวสารที่นำไปใช้ได้ทันที สามารถเขียนเป็นวัฏจักรของการประมวลผลได้ดังนี้
วิธีการประมวลผลมี 2 วิธีใหญ่ ๆ คือ ทำด้วยมือ (manual data processing)และการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data processing) ซึ่งอาจจะเป็นแบบ batch หรือแบบ on-line ก็ได้
ตัวอย่าง เช่น ระบบสารสนเทศของห้างสรรพสินค้า ที่รับชำระค่าสินค้า ออกใบเสร็จ ตัดสต็อกสินค้าอัตโนมัติ ออกรายงานการขายประจำวันต่อ พนักงานขายได้
2) ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS)
เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนงานธุรการในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นหมายถึงการประสานงานในด้านต่าง ๆ ของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งอาจจะต้องให้เทคโนโลยีทางด้านเครือข่ายเข้ามาช่วย และในปัจจุบันมี Sofeware หลายตัวที่ผนวกเข้ากับเทคโนโลยีแล้วสามารถช่วยให้การทำงานด้านี้รวดเร็วขึ้น เช่น การใช้งานโปรแกรม ไมโครซอฟต์ออปฟิดต์ เพื่อการจัดทำเอกสาร การใช้งาน e-mail voice-mail หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ผ่านเว็บ ระบบ E-office
3) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (management information systems: MIS)
MIS นี้เปรียบเสมือนเป็นผู้ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ (decision making) และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ซึ่งสารสนเทศที่นำมาใช้ใน MIS นี้ได้มาจาก TPS แต่อาจจะมีการใช้สารสนเทศหรือความรู้จากที่อื่นประกอบด้วย เช่น แนวโน้มทางด้านเศรษฐศาสตร์ ปริมาณและความต้องการในการกู้ยืมเงินของประชาชน เป็นต้น
การตัดสินใจบางอย่างในองค์กรธุรกิจ อาจจะอยู่ในรูปแบบที่เกิดขึ้นเป็นประจำแบบปกติ (recur regularly) เช่น ต้องการข้อมูลแบบนี้ทุก ๆ อาทิตย์ ทุก ๆ เดือน หรือทุก ๆ ไตรมาส เป็นต้น ซึ่งกลุ่มของสารสนเทศที่ต้องากรนั้นมักจะเป็นกลุ่มที่แน่นอนตายตัว สามารถเขียนโครงสร้างของการตัดสินใจหรือรูปแบบรายงานไว้ล่วงหน้าและสามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ เมื่อมีเหตุการณ์หรือเงื่อนไขดังกล่าวเกิดขึ้น ซึ่งใช้การวิเคราะห์ขั้นต้นเท่านั้น
4) สารสนเทศที่ใช้ในระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (decision support systems :DSS)
การตัดสินใจบางอย่างไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำแบบปกติ คืออาจจะมีบางปัญหาที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน เข้ามาอย่างกระทันหันและต้องการตัดสินใจ โดยบางครั้งอาจจะเกิดขึ้นเพียงครั้งเกียว หรือไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย DSS จะเป็นเสมือนผู้ช่วยผู้บริหารที่จะต้องทำการตัดสินใจ เกี่ยวกับสถานะภาพเฉพาะบางอย่าง อาจจะเรียกได้ว่าเป็นการตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง (unstructured) หรือกึงโครงสร้าง (semi-structured) ซึ่งยากที่จะเตรียมรูปแบบของรายงานที่แน่นอนไว้ล่วงหน้า จะเห็นว่า DSS นี้เป็นระบบสารสนเทศที่ยืดหยุ่นมากกว่าระบบสารสนเทศชนิดอื่น ๆ ต้องใช้การวิเคราะห์ชั้นสูง
5) ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :ESS)
เป็นระบบที่พยายามจัดทำสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งภาระส่วนใหญ่จะเป็นการวางแผนระยะยาวว่าองค์กรจะไปในทิศทางใด ซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้นั้นส่วนหนึ่งมาจากระบบ TPS และที่ขาดไม่ได้คือ ข้อมูลจากภายนอกองค์กร เพื่อนำมาเปรียบเทียบให้เห็นว่าองค์กรของตนเองนั้นอยู่ในระดับใด และแนวโน้มเป็นอย่างไร ส่วนการประมวลผลนั้นมักจะใช้สภาพการจำลอง การพยากรณ์ เป็นต้น
2.เทคโนโลยีเพื่อการตัดสินใจ
2.1 เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจของบุคคล
1) ระบบสารสนเทศสำนักงาน เป็นการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปและเครื่องใช้สำนักงาน เช่น โปรรแกรมไมโครซอฟต์พิมพ์เอกสาร เป็นต้น
2) ระบบสารสนเทศประมวลผลรายการ เพื่อบันทึกข้อมูลประจำวัน เช่น ใช้ซอฟต์แวร์การขายสินค้าในการบันทึก ปรับปรุงและค้นหารายการสินค้า
2.2 เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจของกลุ่ม
เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีหลักการคือ การนำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้ หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ในระบบเครือข่ายร่วมกันได้
2.3 เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจขององค์กร
เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาเชื่อมโยงระบบสารสนเทศของแผนกต่างๆในองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อส่งผ่านข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังแผนกหนึ่ง ทั้งนี้เนื่องจากการบริหารงานของผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันจากหลายแผนกเพื่อประกอบการตัดสินใจ โดยมีหลักการ คือ การนำเครื่องคอมพิวเตอร์ตามแผนกต่างๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน
.gif)
